Hausverwaltung selber machen oder abgeben — was lohnt sich wirklich?

Kurzantwort

Für Vermieter mit ein bis drei Einheiten lohnt sich die Selbstverwaltung meist finanziell — vorausgesetzt, Sie bringen die nötige Zeit und das Fachwissen mit. Ab vier bis fünf Einheiten oder bei WEG-Verwaltung empfiehlt sich in der Regel ein professioneller Verwalter.

Die Grundsatzfrage

Viele Privatvermieter stehen früher oder später vor dieser Entscheidung: Weiterhin alles selbst machen — oder die Verwaltung abgeben? Beide Wege haben ihre Berechtigung. Entscheidend sind Ihre persönliche Situation, die Anzahl der Einheiten und Ihre Bereitschaft, sich in rechtliche Themen einzuarbeiten.

Pro und Contra im Überblick

Selbstverwaltung: Das müssen Sie können

Wer seine Immobilien selbst verwaltet, übernimmt alle Aufgaben eines Verwalters. Das klingt überschaubar, hat aber in der Praxis mehr Tiefe als viele erwarten.

Pflichten des Vermieters

• Nebenkostenabrechnung erstellen (Frist: 12 Monate nach Abrechnungszeitraum, § 556 Abs. 3 BGB)
• Mieterhöhungen korrekt durchführen (§ 558 BGB)
• Kaution getrennt anlegen (§ 551 BGB)
• Verkehrssicherungspflichten erfüllen (Winterdienst, Treppenhausbeleuchtung, etc.)
• Instandhaltung organisieren und dokumentieren
• Mietverträge rechtssicher gestalten
• Mahnwesen bei Zahlungsverzug
• Schönheitsreparaturen und Renovierungen koordinieren
• Steuerliche Dokumentation für die Anlage V der Steuererklärung

Zeitaufwand realistisch einschätzen

Ein erfahrener Vermieter berichtet: "Für eine einzelne vermietete Wohnung brauche ich vielleicht zwei Stunden im Monat — wenn nichts Besonderes ansteht. Sobald ein Mieterwechsel kommt, eine Abrechnung ansteht oder ein Wasserhahn tropft, wird es schnell mehr."

Als Richtwert können Sie kalkulieren:

• Laufende Verwaltung: 2–3 Stunden pro Einheit und Monat
• Nebenkostenabrechnung: 4–8 Stunden pro Objekt und Jahr
• Mieterwechsel: 10–20 Stunden (Besichtigung, Übergabe, Anzeigen, Vertrag)
• Reparaturen/Instandhaltung: Stark schwankend, im Schnitt 2–4 Stunden pro Einheit und Monat

Professionelle Verwaltung: Was kostet ein Verwalter?

Mietverwaltung (Sondereigentum)

Für die Verwaltung von Mietwohnungen (Sondereigentumsverwaltung, kurz SEV) zahlen Sie:

• Standardpreis: 20–35 € pro Einheit und Monat (netto)
• Kleines Portfolio (1–3 Einheiten): Oft Aufschlag oder Mindesthonorar
• Größeres Portfolio (ab 10 Einheiten): Verhandlungsspielraum

WEG-Verwaltung

Für die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft:

• Standardpreis: 18–30 € pro Einheit und Monat (netto)
• Kleine WEG (unter 10 Einheiten): Häufig teurer pro Einheit
• Große WEG (ab 50 Einheiten): Deutlich günstiger pro Einheit

Was ist im Preis enthalten?

Die Grundleistungen umfassen in der Regel:

• Erstellung der Nebenkostenabrechnung
• Mietinkasso und Mahnwesen
• Kommunikation mit Mietern
• Koordination von Reparaturen (bis zu einem vereinbarten Betrag)
• Buchführung und steuerliche Aufbereitung

Nicht enthalten sind häufig:

• Mieterwechsel und Neuvermietung (Sonderhonorar: 1–2 Nettokaltmieten)
• Bauüberwachung bei größeren Maßnahmen
• Rechtsstreitigkeiten
• Eigentümerversammlung bei SEV

Lohnt sich die Rechnung?

Ein Rechenbeispiel: Bei einer Wohnung mit 700 € Kaltmiete und Verwaltungskosten von 30 € monatlich (netto, also 35,70 € brutto) zahlen Sie 428,40 € pro Jahr. Das entspricht etwa 5 % der Mieteinnahmen. Dafür sparen Sie nach konservativer Schätzung 30–50 Stunden Arbeit pro Jahr.

Ab wie vielen Einheiten lohnt sich ein Verwalter?

Es gibt keine feste Grenze — aber erfahrungsgemäß verschiebt sich die Balance ab einer bestimmten Größe:

1–3 Einheiten

Selbstverwaltung ist gut machbar. Der Aufwand ist überschaubar, und die Kosten für einen Verwalter stehen in keinem guten Verhältnis zu den Mieteinnahmen.

4–8 Einheiten

Grauzone. Hier wird die Selbstverwaltung zeitintensiv, besonders wenn Mieterwechsel oder Reparaturen gleichzeitig anstehen. Viele Vermieter entscheiden sich in diesem Bereich für einen Verwalter — oder investieren in gute Software.

Ab 9 Einheiten

Professionelle Verwaltung empfiehlt sich fast immer. Der Verwaltungsaufwand steigt nicht linear, sondern exponentiell: Mehr Mieter bedeuten mehr Kommunikation, mehr Handwerkertermine, mehr Buchungsvorgänge. Ohne professionelle Struktur geht schnell etwas unter.

WEG-Verwaltung

Seit der WEG-Reform 2020 hat jeder Wohnungseigentümer nach § 18 Abs. 2 WEG einen Anspruch auf Bestellung eines zertifizierten Verwalters. Ab dem 01.12.2023 muss der Verwalter die Sachkunde nach § 26a WEG nachweisen.

Selbstverwaltung: Diese Tools helfen

Wer sich für die Selbstverwaltung entscheidet, sollte auf gute Werkzeuge setzen. Die Zeiten von Excel-Tabellen und Schuhkartons sind vorbei.

Software für die Nebenkostenabrechnung

Eine korrekte Nebenkostenabrechnung ist die größte Herausforderung für Selbstverwalter. Fehler in der Abrechnung können teuer werden — Mieter haben ein Widerspruchsrecht und können fehlerhafte Nachforderungen zurückweisen.

Spezialisierte Software führt Sie durch den Prozess, kennt die aktuellen Verteilerschlüssel und erzeugt eine rechtskonforme Abrechnung.

Buchhaltung und Steuer

Für die steuerliche Seite brauchen Sie eine saubere Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für jedes Objekt. Die Anlage V der Steuererklärung erfordert:

• Mieteinnahmen (getrennt nach Kalt- und Warmmiete)
• Werbungskosten (Abschreibung, Zinsen, Reparaturen, Verwaltungskosten)
• Umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten

Dokumentenmanagement

Mietverträge, Übergabeprotokolle, Handwerkerrechnungen, Schriftverkehr — die Menge an Dokumenten wächst schnell. Ein digitales Ablagesystem mit klarer Ordnerstruktur ist Pflicht.

Kommunikation mit Mietern

Für die alltägliche Kommunikation genügen E-Mail und Telefon. Bei mehreren Einheiten lohnt sich ein System, das Anfragen dokumentiert und nachverfolgbar macht. Manche Vermieterlösungen bieten ein integriertes Mieterportal.

Checkliste: Schaffe ich die Selbstverwaltung?

Beantworten Sie die folgenden Fragen ehrlich:

• Habe ich 2–5 Stunden pro Einheit und Monat Zeit für die Verwaltung?
• Kenne ich die Grundlagen des Mietrechts (BGB, BetrKV, HeizkostenV)?
• Kann ich eine Nebenkostenabrechnung erstellen oder bin ich bereit, es zu lernen?
• Habe ich Handwerker-Kontakte für Notfälle (Rohrbruch, Heizungsausfall)?
• Bin ich auch im Urlaub oder bei Krankheit erreichbar — oder habe ich eine Vertretung?
• Kann ich mit schwierigen Mietern sachlich und rechtssicher umgehen?
• Habe ich Freude an organisatorischen Aufgaben oder empfinde ich sie als Last?
• Bin ich bereit, mich regelmäßig über Gesetzesänderungen zu informieren?

Auswertung:

• 6–8 Häkchen: Selbstverwaltung ist eine gute Option für Sie
• 4–5 Häkchen: Machbar, aber investieren Sie in gute Software und Weiterbildung
• Unter 4: Überlegen Sie ernsthaft, einen Verwalter zu beauftragen

Die Hybridlösung

Es muss nicht alles oder nichts sein. Einige Vermieter wählen einen Mittelweg:

• Buchhaltung und Abrechnung auslagern (an Steuerberater oder spezialisierten Dienstleister)
• Mieterkommunikation und Handwerkerkoordination selbst übernehmen
• Mieterwechsel an einen Makler delegieren (Neuvermietung als Einzelauftrag)

Diese Kombination kann kostengünstiger sein als eine Vollverwaltung und entlastet Sie bei den komplexesten Aufgaben.

Häufige Fehler bei der Selbstverwaltung

Fehler 1: Fristen versäumen

Die Abrechnungsfrist für Nebenkosten beträgt 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Wer diese Frist versäumt, verliert Nachforderungsansprüche. Ein jährlicher Kalendertermin verhindert das.

Fehler 2: Kaution nicht getrennt anlegen

Die Mietkaution muss nach § 551 Abs. 3 BGB getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt werden. Wer das ignoriert, riskiert Probleme bei einer Insolvenz und macht sich unter Umständen schadensersatzpflichtig.

Fehler 3: Mündliche Vereinbarungen

Halten Sie alles schriftlich fest. Mündliche Absprachen mit Mietern sind im Streitfall kaum beweisbar. Das gilt besonders für Vereinbarungen über Schönheitsreparaturen, Tierhaltung oder bauliche Veränderungen.

Fehler 4: Rücklagen vernachlässigen

Ohne professionelle Verwaltung vergessen manche Vermieter, Rücklagen für Instandhaltung zu bilden. Als Faustregel gelten 7–10 € pro Quadratmeter und Jahr für Gebäude ab Baujahr 1990, bei älteren Gebäuden entsprechend mehr.

Fazit

Die Selbstverwaltung ist kein Hexenwerk — aber sie erfordert Disziplin, Fachwissen und regelmäßigen Zeiteinsatz. Wer diese Ressourcen hat und an der Verwaltung seiner Immobilien Freude findet, kann erhebliche Kosten sparen. Wer dagegen die Verwaltung als lästige Pflicht empfindet, investiert das Geld für einen professionellen Verwalter gut — und hat den Kopf frei für das, was wirklich zählt.

Quellen

• § 551 BGB — Begrenzung und Anlage von Mietsicherheiten
• § 556 BGB — Vereinbarungen über Betriebskosten
• § 558 BGB — Mieterhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete
• § 18 WEG — Verwaltung und Benutzung
• § 26a WEG — Zertifizierter Verwalter
• Betriebskostenverordnung (BetrKV)
• Heizkostenverordnung (HeizkostenV)